Информатизация бизнес-процессов – основа эффективного предпринимательства

Журнал «Таможенное обозрение» проводит круглый стол по данной тематике, в котором участвуют представители бизнес - сообщества данного сегмента рынка:

• Ярослав Михайлов
  Генеральный директор
  компании «Альта-Софт» ,
• Александр Северилов
  Председатель Совета
  директоров компании
  «Партнёр логистик»,
• Елена Бакусова
  Технический директор
  ООО «Агентство Росморавиа»,
• Елена Васильева
  ЗАО «РОСТЭК-Северо-Запад»,
• Евгения Недоводеева
  Компания «Корус Консалтинг»,
• Максим Семайкин
  СТМ -Москва

Легче ли работать с использованием информационных технологий (IT)?
Вопрос риторический. Ясно, что без них просто невозможно представить себе современное таможенное оформление. Уже во второй половине 90-х брокера с печатной машинкой можно было бы увидеть разве что в музее восковых фигур. А с тех пор выросло и количество заполняемых документов на каждую товарную партию, и сам товаропоток после спада 98-99 гг. растет ударными темпами, подтверждая уверенный экономический рост нашей страны в последние годы.
Сужу по количеству брокеров. Мало того, что растет их число, так сейчас не редкость, когда в компании работает 150 декларантов, а то и более 300! Нередко в одном инвойсе содержится теперь более 10 тыс. товаров! Да и нагрузка на декларантов выросла многократно – теперь за день один специалист может оформить до 30 партий товаров.
Это – огромный поток, для оформления которого требуются надежные информационные технологии. Причем на помощь к программам для непосредственного заполнения документов приходят программы второго поколения – автоматизирующие работу сети декларантов, работу с потоком повторяющихся товаров, обмен с внешними, в том числе, ERP-системами.
Любой IT-сбой может привести просто к остановке крупного терминала или перевозчика. В то же время участники процесса все более полагаются на надежность средств автоматизации, а мы вынуждены подстраиваться под них, стараясь оградить от грубых промахов и ошибок на фоне растущего информационного потока.
Выгоды применения IT очевидны. Без них там, где сейчас хватает одного декларанта, пришлось бы нанимать десяток. Мало того, средства второго поколения позволяют производительность этого оставшегося увеличить еще в разы.

Использование в околотаможенном бизнесе информационных технологий (IT) – не просто дань моде. Невозможно эффективно решать задачи, которые стоят перед таможенными брокерами и участниками внешнеторговой деятельности без внедрения программных продуктов и информационных систем. Между тем, потенциал IT в таможенной сфере используется не в полной мере.

В условиях развития современного бизнес – процесса во внешнеторговой деятельности актуальным направлением является использования информационных технологий (IT) в процессе таможенного оформления и декларирования товаров и транспортных средств. Программное обеспечение позволяет оперативно оформлять товары и создает единое информационное пространство между всеми подразделениями предприятия, что в конечном итоге приводит к значительным положительным финансовым результатам. Использование бумажных носителей замедляет процесс внешнеторговых операций, что в значительной степени замедляет производственный процесс.

Применение информационных технологий (IT) в таможенной сфере требует больших усилий по развитию систем, установлению новых взаимоотношений, в том числе с контролирующими государственными органами и ведомствами.
В настоящее время в России практически вся технологическая и законодательная база для бумажных технологий. Это основная причина того, почему таможенным органам и участникам внешнеэкономической деятельности сейчас проще работать с бумагой.
Проведение ФТС России конкурсов на создание новых программных продуктов, издание таких нормативных актов, как постановление Правительства Российской Федерации от 26.07.2008 № 480, приказ ФТС России от 24.01.2008 № 52, свидетельствуют о проведении работы по формированию базы применения технологий сегодняшнего дня.

В преддверии вступления России во Всемирную торговую организацию наблюдается увеличение количества внешнеторговых операций, что усложняет учет у всех участников внешнеэкономической деятельности. Мировая торговля требует ускорения товарооборота за счет упрощения таможенных процедур. Внедрение современных информационных технологий в таможне позволит таможенным процедурам стать прозрачней и проще для всех участников ВЭД. В тоже время Информационные технологии подтолкнут таможенные процессы к более жесткой формализации, что обеспечит рост добросовестности компаний и таможенных инспекторов.

Безусловно, информационные технологии в наше время более удобный и актуальный инструмент для работы таможни. Всю необходимую для работы информацию в скором времени будет практически нереально уместить на бумажных носителях. Различные базы данных и информационно-аналитические программы, порою занимающие немалое место в памяти компьютеров, не только экономят бумагу, но и увеличивают оперативность работы. Гораздо меньше проблем с перемещением данных, их поиском, использованием, коррекцией.
При всём этом, не стоит приуменьшать значение бумажных документов, в особенности приказов и информационных писем, так как документ с подписью и печатью на листе бумаги и на экране монитора по-прежнему вызывает различное восприятие.

Задача наших программных средств – обеспечить брокеру бесперебойное заполнение документов, их распечатку, выгрузку в электронный формат и передачу в таможню.
Отсюда вытекает необходимость не только реализовать в программе правила заполнения, но и «разжевать» их, сделать понятными для брокера. Эта задача хоть и сложная, но ясная и понятная. Гораздо более зыбкая позиция разработчика при стыковке выгруженных электронных копий с таможенными программами – ведь формально правильно заполненная декларация может не приниматься в таможне из-за неверно поставленной запятой, пробела – словом, несущественной технологической особенности. Иногда приходится долго разбираться, чтобы понять причину нестыковки, особенно на начальных этапах внедрения новых таможенных программ.
Например, простая модернизация форматов может привести к остановкам оформления и большому нервному напряжению, как наших программистов, так и клиентов по всей стране. И только товарищеские, дружеские отношения, установившиеся между фирмами-разработчиками программ, помогают сгладить проблему.
В настоящее время форматы электронных документов документированы и выложены для всеобщего доступа на официальном сайте ФТС России, и это хорошо. Однако, алгоритмы проверки правильности заполнения электронных документов по-прежнему часто определяются разработчиками таможенного ПО (программного обеспечения) по собственному усмотрению.
Было бы замечательно наладить публикацию официальных требований к ФЛК (форматно-логическому контролю) отдельных граф представляемых документов. А еще лучше - выложить в свободный доступ модули для проверки выгруженных электронных копий, или предоставить соответствующий ON-line-сервис. Да мы бы мгновенно вывели на этот сайт тысячи декларантов!
А вот практику коммерческого распространения таких модулей разработчиками-монополистами я считаю неправильной.

На наш взгляд, актуальной проблемой, которая требует скорейшего решения, является внедрение системы предварительного информирования. Система предварительного информирования должна создавать условия для упрощения и повышения эффективности работы законопослушных участников ВЭД, и ФТС России должна поощрять такую практику, а не подходить к разработке и внедрению такой системы формально. Чтобы система была действительно выгодной и полезной, процесс её разработки должен быть транспарентен, должны быть учтены не только пожелания таможенных органов, но и мнение бизнес – сообщества, экспертов.

Если смотреть поверхностно, то основная проблема для таможенных органов это применение вновь создаваемых программных продуктов в условиях увеличения товаропотоков и жестких требований выполнения плановых показателей. «Сырые» программы конечно требуют значительных временных затрат на корректировку представляемой информации. Но это неизбежно, и здесь главное, что бы разработчики были последовательны в реализации идеологии развития таможенного дела, что позволит в дальнейшем уменьшить издержки участников ВЭД, так как не потребуется частой корректировки правил и требований для участников рынка.
Основной ресурс развития информационных технологий в динамичном развитии контроля после выпуска товаров. Постконтроль позволит снизить трудоемкость этапа основного таможенного оформления. Развитие таможенного аудита приведет к более тесному сотрудничеству с налоговыми органами, сделает невыгодным заявление недостоверных сведений на этапах применения таможенных процедур.

Отсутствие единых отраслевых стандартов может стать проблемой для участников ВЭД. Таможня должна задавать стандарты для всей отрасли. Главное чтобы таможенные стандарты в области хранения и обработки информации были основаны на открытых международных стандартах. С одной стороны, создание своих стандартов - это повышение уровня безопасности, но с другой стороны, использование международных стандартов позволило бы уменьшить совокупные расходы компаний участников ВЭД на интеграцию своих информационных систем с таможенными системами.

Эффект громадный. Эта среда - весьма и весьма благоприятная для творчества. Удачно подмеченная закономерность или удобный прием позволяет иногда многократно повысить производительность оформления. Помню случай, когда внедрение у крупного перевозчика артикульного заполнения при оформлении запчастей уменьшило простои грузовиков на таможне в 4-5 раз, при сокращении количества декларантов на этом направлении с 8 до 2 человек!
Причем растущий информационный поток ставит и новые интересные задачи, которые заставляют осваивать новые области технологий.
Добавлю, что кроме прямых эффектов, есть и косвенный, но не менее значимый. Ведь под решение задач в этой области сложились прекрасные коллективы разработчиков, обеспечивается творческий рост работников высокотехнологичной сферы, что гарантирует конкурентоспособность нашего государства в мире. Лично мне очень приятно, что мы можем предложить достойные вакансии выпускникам лучших вузов страны.

Использование информационных технологий, помимо производственного эффекта, позволяет получить экономический эффект. Оптимизация бизнес-процессов приводит к тому, что растёт производительность труда, снижаются производственные затраты. Если взять наших декларантов, например, то они работают как эксперты, которые проверяют за машиной корректность формирования ГТД, плюс ко всему в работе со сложными многотоварными ГТД значительно экономится время за счёт предварительной работы и автоматизации подготовки всех необходимых документов. Если при обычном способе для заполнения многоартикульной декларации требуется тридцать человеко-часов, то у нас эта работа выполняется за один человеко-час. Как видите, разница более чем существенная.
Экономический эффект от применения IT могут почувствовать и наши клиенты. Сокращаются простои и связанные с ними затраты, которые возникают при нахождении груза непосредственно в зоне таможенного контроля, отпадает необходимость содержать большой штат декларантов и специалистов по внешнеторговой логистике. В результате растёт конкурентоспособность наших клиентов.

В последний год мы внедрили ряд программных средств, которые значительно повлияли на производственный процесс. Увеличилась производительность предприятия, увеличилось количество потенциальных клиентов, возросли объемы перемещаемых грузов, увеличился объем декларирования товаров и как следствие увеличились финансовые показатели предприятия.

Внедрение предварительного информирования в странах Евросоюза проводится под флагом глобальной борьбы с терроризмом. Поэтому для страны экономический эффект внедрения IT технологий переоценить просто невозможно. Для компаний, ведущих автоматизированный документооборот, реклама применения IT просто не нужна. Затраты на дополнительные расходы по бумажному дублированию электронной информации значительны и нецелесообразны.

Современные IT позволят сократить операционные расходы предприятий участников ВЭД, в связи с увеличением скорости обработки таможенных операций. Это заложит определенный потенциал для роста компаний – грузоперевозчиков, экспедиторов, таможенных брокеров.
Уже сейчас компании – участники ВЭД заинтересованы в решениях для автоматизации управленческого учета, логистических процессов, внешнего и внутреннего документооборота. Внедрение информационных систем повысит оперативность и достоверность учетной информации, что, в конечном счете, повлияет на принятие качественно других управленческих решений. И это тоже нужно учитывать при оценке эффективности инвестиций в IT.

Идея сама по себе отличная: декларант сидит на рабочем месте, отсылает декларации и получает ответ, не надо отвлекаться и накручивать километраж на поездках в таможню. В разы ускоряется оформление, экономится рабочее время и декларанта и таможенника. А заодно устраняется и субъективный фактор – возможные симпатии или антипатии принимающей стороны.
Но, как и всякое новое дело, внедрение ЭД (электронное декларирование) шло не без проблем. Отсутствие нормативной базы, обученного персонала, - как со стороны таможенных органов, так и со стороны участников ВЭД, - все это поначалу вызвало недоверие и скептицизм в оценке перспектив внедряемых систем. К этому добавилось отсутствие или несвоевременное описание протоколов и структур передаваемых данных, проблемы с получением ЭЦП и пр.
Легкий шок у наших клиентов вызывали размеры затрат на оборудование рабочего места ЭД – на покупку оборудования, программного обеспечения, - в отсутствие какого-либо выбора. Отсутствие конкуренции вызывало определенную нервозность – ведь люди чувствовали себя заложниками разработчика, на которого сделало ставку Федеральная таможенная служба (ФТС России). В этом случае сумма затрат выглядит как приговор, не подлежащий обжалованию.
В этих условиях нам повезло, что крупные клиенты буквально силой вклинили нас в работы по наладке взаимодействия с ЭД. Мы вошли сюда на плечах таких гигантов, как DHL, TNT-Экспресс, IKEA и другие. Их условием было не нарушить технологическую цепочку, не вносить помех рядовому декларанту в его повседневный отлаженный рабочий ритм – словом, не останавливать ежедневный товарный поток. Сняв с нас проблему доступа к ЭД-технологиям, они переложили проблему взаимодействия с системами ЭД целиком на нас.
Большое счастье, что при наладке взаимодействия мы нашли понимание у разработчиков ЭД. Не могу не поблагодарить специалистов КОРУСа и ЛЭТИ за человеческое отношение. Все получилось отлично, и мы успешно отслеживаем изменения в процедуре ЭД. Но я спрашиваю себя, а что если бы они чинили препятствия нам, исходя из коммерческих соображений?
Чтобы исключить впредь подобные опасения, я бы держался такого правила: «что продается - должно выбираться. Что нельзя выбрать – не должно продаваться».
В этом плане порадовал прозвучавший на нынешней конференции в докладе А.Е.Шашаева акцент на открытость ЭД-форматов. Обнадеживает и введение процедуры тестирования рабочих мест и аттестации программных средств, что позволяет официально подтверждать пригодность наших продуктов для целей ЭД.
Нельзя не порадоваться и объявленному курсу на использование хоть и выделенных, но открытых каналов доступа в интернет. А также четким разграничением области компетенции разработчиков ЭД, и бережным отношением к информационной системе брокера (зоне нашего попечения). Все это прозвучало в докладе начальника ГУИТ ФТС России.
Я бы сказал, что здесь мы увидели разумное, цивилизованное отношение к внедрению новых IT. Если заявленные принципы и в самом деле будут соблюдаться, то думаю, проект ЭД ждет большое будущее.

По моему мнению, во-первых, система электронного декларирования учитывает те задачи, которые стоят перед ФТС России и в меньшей степени рассчитана на решение задач, которые стоят перед участниками внешнеторговой деятельности.
Во-вторых, система электронного декларирования должна автоматизировать, ускорять и упрощать процесс таможенного оформления.
Действующая в настоящее время система не позволяет решить вопросы, связанные с ускорением таможенного оформления. Программа изначально не была ориентирована на обработку сложных многотоварных деклараций. Электронное декларирование осуществляется в отношении «малокодовых» ГТД, что, в общем-то, и на бумаге оформляется достаточно просто. Кроме того, некоторые сотрудники ФТС России, работающие на местах, воспринимают болезненно использование современных информационных технологий. Таможня пока ещё с большим интересом работает по-старому.
В-третьих, высокая стоимость внедрения этой технологии. Не каждый брокер или участник внешнеторговой деятельности готов заплатить порядка 30 тыс. $ США для того, чтобы использовать электронное декларирование, причём не получая определённые экономические выгоды и преимущества.
Не получила развития система провайдинга электронного декларирования, когда один брокер мог работать в системе через другого брокера – провайдера.
ФТС России должна занимать более активную позицию по совершенствованию системы электронного декларирования. Надеюсь, что новая версия электронного декларирования, которая планируется к внедрению, позволит учесть проблемы, с которыми пришлось столкнуться операторам рынка в практической работе, и существенно сократить затраты на внедрение и работу в обновлённой системе, может быть более передовой и более эффективной.

Наша компания использует современные информационные технологии в своей коммерческой деятельности. Одним из важнейших направлений является таможенное оформление и декларирование товаров. В прошлом году мы запустили «Электронное декларирование» в одном из наших филиалов.
С чем мы столкнулись и какие проблемы возникли:
- запуск данной системы потребовал от нашей компании финансовых затрат на закупку оборудования, программного обеспечения и накладные расходы для запуска системы;
- после выполнения всех требований таможенных органов и запуска абонентского пункта по электронному декларированию, в течение, почти 2-х месяцев, мы ждали согласования и получения электронно-цифровой подписи от ГНИВЦ ФТС России;
- в период работы по декларированию товаров в электронной форме компания еще не получила желаемой окупаемости всех затрат, которые были вложены для запуска данной системы.
Какая выгода по электронному декларированию:
- быстрота и оперативность оформления и декларирования товаров;
- единое информационное пространство с таможенными органами. (получение НСИ ФТС России, консультирование в режиме «Горячая линия», получение необходимых разъяснений и ответов по оформлению товаров; профилактика, предупреждение и уменьшение рисков в неправильном декларировании товаров, и как следствие предупреждение от правонарушений в сфере ВЭД);
- обработка значительного объема деклараций в течение дня;
- увеличение количества участников ВЭД

Текущее состояние дел можно проиллюстрировать на основании получения доступа к возможности представления предварительной информации.
Так согласно информации, размещенной на сайте таможенной службы Финляндии, сведения могут передаваться в таможенную службу или по Интернету, или в формате сообщения через корпоративную информационную систему. Подача сообщений через Интернет не требует отдельного разрешения. Только при использовании других форматов сообщения необходимо, кроме разрешения, также провести тестирование на совместимость информационной системы клиента с информационной системой таможенной службы.

Представители ANC считают, что переход на новый способ декларирования не сильно затруднит участников таможенного процесса: многие компании и так уже оформляют товары по «электронке». Так компания IKEA оформляет с использованием электронного декларирования 92% номенклатуры ввозимых товаров. Правда, по новой системе работают в основном крупные компании. Для малых компаний и тем более складов предстоящий переход обещает стать болезненным, так как полная стоимость подключения к системе обходится для каждого участника ВЭД в 30 тыс. $ США.

Кроме участия в экспериментах ФТС России по внедрению предварительного информирования (ПИ), мы разработали собственную ПИ-систему для своего клиента - железнодорожного брокера – и внедрили ее на жд-пунктах пропуска в СЗТУ. В результате резко увеличилась пропускная способность пункта, ускорилось оформление вагонов за счет планирования досмотровых операций, а главное - за счет ускорения создания транзитных документов. Ведь за то время, что поезд движется к пункту пропуска, брокер может заранее подготовить транзитные декларации на основе поступившей предварительной информации. В свою очередь, этот пакет передается по электронным каналам к другим брокерам, которые на его основе готовят ГТД и остальные документы. Несмотря на дополнительные расходы, связанные с подачей предварительных сведений (специальные представительства за рубежом осуществляют эту услугу платно), отправители охотно пользуются данной возможностью. Подобные системы внедряются и на автомобильных пунктах пропуска.
Заманчиво выглядит возможность на основе ПИ-сведений централизованно выявлять подлежащие досмотру грузы – это сулит повышение эффективности досмотров при сокращении их количества.
Опыт показывает, что ничего сложного в технической реализации этого проекта нет. Другое дело – организационные вопросы. Ведь надо организовать сбор и передачу сведений, выстроить технологию, обучить персонал и пр.
Например, в нашем случае ПИ работает только при ввозе товаров, когда собранные в Прибалтике сведения передаются к нам. А вот при экспорте ПИ-обработка тормозится не только отсутствием инфраструктуры по сбору сведений в России, но и закрытостью ПИ-системы по ту сторону границы. «Тамошний» разработчик не желает пускать в свою епархию конкурентов и закрывает протоколы обмена. Решение этого оргвопроса – дело времени. Пока же полученный опыт позволит заказчику внедрить нашу систему на границе с Китаем и Казахстаном.
До недавнего времени развитие ПИ-технологий тормозилось отсутствием схем взаимодействия, протоколов обмена информацией, форматов обмена данными и пр. Ныне часть этих вопросов снята. В связи с разработками ГНИВЦ опубликован, наконец, стандартный интерфейс обмена с таможенной ПИ-системой. Теперь мы получили возможность готовиться к взаимодействию между системами, и как только таможенная часть будет готова, сможем передавать в нее свои данные.
Несмотря на интенсивную разработку ПИ-систем, перспективы всеобщего их внедрения пока туманны, поскольку на этом пути может возникнуть немало подводных камней - в том числе, законодательных. Кроме того, разработка и внедрение полномасштабной ПИ-системы – это работа титаническая, на данный момент, не все в ней понятно, как должно работать. В этом смысле можно было бы изучить готовые зарубежные решения, и затем учесть специфику нашего таможенного законодательства. А пока можно говорить лишь о внедрении отдельных компонентов, и только у отдельных брокеров.
В то же время, если и при разработке этого проекта будут соблюдаться те же принципы, что при разработке ЭД, то думаю, его также ждет большое будущее, а в перспективе – слияние обеих систем в единую современную и мощную систему таможенного оформления России.

Отдельные элементы данной концепции стали неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Так, например, максимальное внимание при подготовке к таможенному оформлению мы уделяем сбору и предварительной обработке информации о грузе, работая непосредственно с грузоотправителем и грузополучателем.
Помимо этого нашими экспертами разработан ряд решений, которые сводят к минимуму риски возникновения ошибок в работе декларантов. Программный модуль позволяет проверять ГТД по заданным критериям перед подачей в таможенный орган. Например, если в отношении какого-то товара существуют определенные требования, декларант имеет возможность свериться в автоматическом режиме с нормативными документами и проверить правильность заполнения декларации.
Успешно прошла апробацию на практике программа «ЭД-Формализатор», которая предназначена для перевода бумажных документов в электронный формат, соответствующий требованиям ФТС России.

В своей деятельности рассматриваем использование предварительного информирования таможенных органов, как передовую технологию декларирования товаров.

Считаем, что создание и развитие Межведомственной интегрированной автоматизированной информационной системы Федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия на государственной границе РФ, обеспечит упрощение процедур оформления товаров, перемещение экспортно–импортных грузов и обеспечит консолидацию всех контролирующих структур в единое целое, в рамках Координатора и Единого информационного центра.
Межведомственная структура позволит обеспечить:
- организацию работы контрольных органов по принципам «одного окна» (однократное представление информации о пассажирах и товарах) и «одной остановки» (интегрированный государственный контроль);
- перевод в электронную форму межведомственного документооборота;
- информационное взаимодействие контрольных органов за счет применения информационных и телекоммуникационных технологий и использования имеющих юридическую силу документов, передаваемых в электронной форме;
- защиту информации в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- исключение субъективизма при принятии должностными лицами контрольных органов решений по вопросам, связанных с пересечением государственной границы Российской Федерации;
- сокращение времени и снижение трудозатрат должностных лиц контрольных органов в пунктах пропуска;
- сокращение простоев транспортных средств, связанных с проведением государственного контроля;
- снижение объема бумажного документооборота между участниками процессов контроля в пунктах пропуска.
Реализация межведомственной системы позволит организовать оперативный сбор информации о пересечении государственной границы Российской Федерации и исключить дублирование контролирующих органов при внесении этой информации в межведомственную систему.

Я думаю, межведомственная интегрированная автоматизированная информационная система федеральных органов исполнительной власти не сможет функционировать в рамках текущего пограничного взаимодействия министерств и ведомств. Очевидно, что должно трансформироваться само взаимодействие, а насколько это будет эффективно реализовано, определяется не только удачными программными продуктами.