Компания «ТЭК Карго Транс», свыше 10 лет входящая в состав холдинга «Национальный Таможенный Брокер» (НТБ) и являющаяся владельцем нескольких складов временного хранения (СВХ), давно и успешно использует в своей работе разнообразные программные продукты известного производителя «Альта-Софт». В частности, для учета приема, выдачи и хранения товаров на СВХ, подготовки таможенных документов отчетности, регистрации прихода и убытия транспортных средств последние два года применяется специализированное решение «Альта-СВХ». За это время оно на деле доказало свою надежность и удобство в работе. По сравнению с применявшимся ранее решением другого производителя время простоев было сокращено вчетверо, а трудозатраты - почти на треть.
Вместе с тем, как развитие бизнеса предприятия, так и возросшие запросы рынка - необходимость быстрого и безопасного обмена данными через сеть Интернет, острая ценовая конкуренция, увеличение стоимости рабочей силы и, не в последнюю очередь, ужесточение требований таможенных органов - настоятельно поставили на повестку дня вопрос расширения возможностей применяемого ПО. Поэтому нами было с воодушевлением воспринято появление у компании «Альта-Софт» новой версии – «Альта-СВХ PRO», являющейся, с одной стороны, логическим развитием имеющегося продукта, а с другой - качественным шагом вперед в управлении складами временного хранения.
Программа «Альта-СВХ PRO» предлагает не только более широкие технические возможности (взаимодействие с программным обеспечением таможенного поста посредствам Интернета с использованием электронной подписи и т. п.), но и стала заметно удобнее для пользователей.
В качестве особенно полезной новинки можно указать возможность автоматической загрузки данных из табличных файлов самых разнообразных форматов, что позволяет использовать получаемые в электронном виде от отправителей, перевозчиков или получателей товаросопроводительные документы в качестве основы для подготовки документов отчетности. Тем самым, исключая повторный ввод уже имеющихся данных, а также неизбежные при ручном вводе ошибки. А ведь любой владелец СВХ знает, что ошибка в документах, подаваемых в таможенный орган, при неблагоприятных обстоятельствах может стать даже причиной отзыва свидетельства, т. е., по сути дела, - закрытия бизнеса; именно поэтому всемерное устранение и сокращение "узких мест", где с наибольшей вероятностью возникают опечатки, пропуски и задвоения данных, является чрезвычайно важной задачей.
Исходя из этого, еще в конце 2012-го года было принято принципиальное решение о замене ПК «Альта-СВХ» на ПК «Альта-СВХ PRO», в первую очередь - на площадке «Химки» (СВХ «ТЭК Карго Транс», Заводской пост Московской областной таможни), обрабатывающей наибольший объем грузов и раньше остальных испытывавшей потребность в более производительном ПО. Тогда же было в опытном режиме успешно опробовано электронное взаимодействие нового ПО с таможней.
В это же время стало понятно, что очень быстро, «с налету» полностью перейти на новую версию не получится - уж очень много изменений, усовершенствований и дополнительных настроек появилось в программе; с одной стороны, требуется переучивать сотрудников, с другой - необходима наладка и «подгонка» системы под нужды бизнеса и особенности работы определенного СВХ. И, естественно, не удастся обойтись без периода пробной эксплуатации, который бы позволил выявить возможные трудности и недоработки.
При этом требовалось обеспечить непрерывную 100%-ю работоспособность склада - любой простой стоил бы очень дорого как в смысле прямых затрат, так и в смысле репутационных издержек. Поэтому переход осуществлялся плавно, на протяжении 4-х месяцев - с учетом того, что удалось обойтись без авралов, сверхурочной работы, двойного внесения данных, ручного переноса остатков и, что самое главное, без малейших задержек для клиентов - срок совсем небольшой.
Разумеется, переход проходил не без затруднений - как и в любом крупном внедрении, возникали как технические сбои, так и человеческие ошибки, а дополнительное обучение потребовалось не только конечным пользователям, но и специалистам технической поддержки.
Большим подспорьем стало то, что работа проходила в тесном взаимодействии с разработчиками компании «Альта-Софт»; они не только помогали советом и делом во внедрении, но неоднократно и очень оперативно вносили необходимые доработки в исходный код программы. Полагаем, такое сотрудничество полезно для обеих сторон - разработчики ближе узнают потребности клиентов и условия, в которых используется ПО, а внедренцы глубже понимают внутреннюю логику системы; опираясь на приобретенные знания, и те, и другие могут более целенаправленно и осмысленно направлять свою работу.
Необходимо отметить, что, несмотря на преемственность интерфейса пользователя, порядка работы, алгоритмов и т. п., внутренняя структура баз данных все же претерпела небольшие изменения. В частности, устранен ряд избыточных столбцов в таблицах - раздельное указание получателя в ДО1 и ДО2, буквенное наименование валюты в документе отчетности (помимо справочника валют) и т. п. - несомненно, все это повысило эффективность хранения и обработки данных, хотя и вызвало необходимость пересоздания ряда запросов, обращающихся непосредственно к базе на SQL сервере.
А поскольку на нашем предприятии программный комплекс «Альта-СВХ» работает не изолированно, а является тесно интегрированной составной частью информационной среды компании - на основе ее данных осуществляется оперативный учет в ERP-системе, выставление счетов за складские и стояночные услуги, готовятся разнообразные отчеты для руководства СВХ и таможенных органов - то потребовалось внесение ряда доработок в модули бухгалтерского учета, программы подготовки отчетности, ряд узлов форматно-логического контроля и проверки достоверности. Одним словом, потребовалась согласованная работа целого ряда подразделений - компьютерщиков, сотрудников склада, бухгалтерии, аналитиков и многих других - чтобы переход на новую версию прошел гладко и без сбоев. И, разумеется, мы постоянно чувствовали дружескую поддержку со стороны специалистов компании «Альта-Софт» - только благодаря их любезной помощи проект удалось провести в столь сжатые сроки.
Внедрение нового ПО на СВХ «Химки» полностью завершено к апрелю 2013 года. В работе со стороны «ТЭК Карго Транса» принимало участие 3 ИТ-специалиста, общие трудозатраты составили около 200 человеко-часов. Свыше 3000 товарных партий было обработано в тестовом режиме, прежде чем был сделан окончательный вывод об удобстве новой системы не только для самой компании, но и для взаимодействующих с ней представителей перевозчиков и грузополучателей.
Подводя итог - уже сейчас можно уверенно сказать, что переход с «Альта-СВХ» на «Альта-СВХ PRO» позволил усовершенствовать и ускорить учет товара на складе временного хранения, упростить и сделать более надежным информационное взаимодействие с таможенными органами и, в конечном счете, поднять на качественно новый уровень обслуживание клиентов; первоначальные же затраты на внедрение с лихвой окупаются ростом производительности сотрудников СВХ и более эффективным использованием вычислительной техники. В ближайшее время на новую версию будут переведены и остальные склады компании «ТЭК Карго Транс».
Пресс-служба группы компаний «НТБ и ТЭК»