Приказ ГТК России от 05.08.1998 № 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним"

В целях упорядочения работы по приему, хранению и использованию специальной таможенной документации в таможенных органах приказываю:

1. Утвердить Порядок приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним в отделах таможенного оформления и таможенного контроля, а также на таможенных постах и передачи дел в архив таможенного органа ( приложение ).

2. Начальникам таможенных органов обеспечить организацию работы в отделах таможенного оформления и таможенного контроля, а также на таможенных постах и в архиве таможенного органа в соответствии с указанным Порядком.

3. Контроль за выполнением приказа осуществлять заместителю председателя Комитета А.А.Каульбарсу.

1. Общие положения

2. Подготовка и передача дел с ГТД в архив таможенного органа

3. Обеспечение сохранности, порядок доступа и использование укомплектованных ГТД

4. Уничтожение дел с ГТД

Приложение 1 . Перечень ГТД, включенных в дело

Приложение 2 . Опись дел с ГТД

Приложение 3 . Заказ на выдачу дел с ГТД

Приложение 4 . Книга выдачи дел из хранилища

Приложение 5 . Карта - заместитель дела

Приложение 6 . Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не

подлежащих хранению

1.1. Настоящий Порядок определяет технологию приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций - ГТД (или документов, используемых в соответствии с нормативными документами ГТК России в качестве таможенной декларации) и документов к ним, необходимых для таможенных целей (далее - укомплектованные ГТД) в отделе таможенного оформления и таможенного контроля (далее - отдел таможенного оформления), а также на таможенном посту и передачу указанных дел в специальный архив или архив таможенного органа (далее - архив таможенного органа) после завершения процедуры таможенного оформления и действия таможенного режима в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации. *(1)

1.2. Укомплектованные ГТД , по которым действие таможенного режима не завершено (временный ввоз (вывоз), режим переработки и т.д.), хранятся в отделе таможенного оформления (на таможенном посту) до завершения действия таможенного режима.

1.3. Данный порядок также распространяется на таможенные декларации, оформленные по упрощенной форме на ввозимые (вывозимые) физическими лицами транспортные средства, не предназначенные для производственной или иной коммерческой деятельности.

1.4. После выпуска товаров и транспортных средств ГТД и документы к ним передаются на участок приема, регистрации, учета ГТД инспектору (далее - регистрирующий инспектор) отдела таможенного оформления (таможенного поста), который после сбора недостающих документов по внутренней описи, сверки на идентичность бумажных и электронных документов передает инспектору того же отдела (таможенного поста), ответственному за прием, хранение укомплектованных ГТД, формирование их в дела и передачу в архив таможенного органа (далее - ответственный инспектор), назначенному приказом руководителя таможенного органа.

1.5. Для хранения и дальнейшего использования таможенной документации, в том числе укомплектованных ГТД , в таможенном органе создается специальный архив. При невозможности его создания таможенная документация может передаваться в архив таможенного органа, созданный в составе отдела документационного обеспечения и специальной информации (ОДО), при условии выделения отделу дополнительной штатной численности (в зависимости от объема поступающей таможенной документации).

1.6. Аннулированные ГТД , а также ГТД, в соответствии с которыми таможенное оформление товаров не производилось (выпуск запрещен и т.д.), подлежат передаче в архив таможенного органа в соответствии с настоящим Порядком.

2.1. Регистрирующий инспектор передает укомплектованные ГТД, по которым таможенное оформление и действие заявленных в них таможенных режимов в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации завершены, ответственному инспектору не позднее следующего рабочего дня.

2.2. Ответственный инспектор проверяет по приложенной к укомплектованной ГТД описи *(2) (составленной в соответствии с приложением 1 к Временным правилам приема, регистрации и хранения таможенных деклараций, утвержденных приказом ГТК России от 28.11.94 N 624 ) наличие включенных в комплект документов, прилагаемых к первому экземпляру ГТД (далее - комплект документов). Комплект документов зависит от заявленного таможенного режима, в соответствии с которым производилось таможенное оформление, и регламентируется соответствующими нормативными актами ГТК России.

Листы документов в комплекте нумеруют. В конце описи регистрирующий и ответственный инспекторы составляют и подписывают итоговую запись по следующей форме:

 
 В опись включено___________________документов на__________________листах 
               (цифрами и прописью)           (цифрами и прописью) 

Если при проверке наличия по данной описи отсутствуют те или иные документы, то в графе "Примечание" делается отметка, куда они отправлены.

Если комплект документов к ГТД был дополнен таможенными документами, которые не вошли в опись, то они вносятся в нее дополнительно. ГТД также вносится в данную опись.

Допускается составление ответственным инспектором отдельной внутренней описи по соответствующей форме, куда вносятся ГТД и все прилагаемые к ней документы.

2.3. Прием укомплектованных ГТД ответственным инспектором фиксируется в отделе таможенного оформления (на таможенном посту - в группе, на участке) в Книге учета ГТД по следующей форме:

2.4. В отделе таможенного оформления (на таможенном посту) укомплектованные ГТД хранятся в опечатываемых шкафах аналогично документам строгой финансовой отчетности.

2.5. Ответственность за полноту комплектов документов к ГТД в соответствии с приложенной описью, их хранение после приема от регистрирующих инспекторов до передачи в архив таможенного органа несет ответственный инспектор.

2.6. Ответственный инспектор при необходимости выдает укомплектованные ГТД только по письменному разрешению руководителя таможенного органа или лица, его замещающего.

2.7. Выдача ответственным инспектором в соответствующие структурные подразделения таможенного органа укомплектованных ГТД для осуществления контроля за таможенной стоимостью, начислением и взысканием таможенных платежей производится в соответствии с нормативными документами ГТК России и порядком, утвержденным начальником таможенного органа, по актам передачи (форма приведена в приложении 3 к приказу ГТК России от 28.11.94 N 624 ).

2.8. Для сдачи в архив укомплектованные ГТД одного календарного года формируются в дела (далее - дела ГТД) ответственным инспектором в соответствии со следующими основными правилами:

дела формируются с учетом сроков хранения ГТД - отдельно группируются ГТД, оформленные в режиме экспорта, и ГТД, оформленные в остальных таможенных режимах *(3) ;

количество листов в деле не должно превышать 250 листов. Не допускается разрывать укомплектованные ГТД по разным делам.

2.9. Допускается формировать в дела и хранить укомплектованные ГТД в папках-скоросшивателях или папках "коронах" для облегчения дальнейшего их использования.

2.10. В деле может быть подшито несколько укомплектованных ГТД. Для облегчения дальнейшего поиска рекомендуется отделять их друг от друга разделителями с указанием номера ГТД.

2.11. В деле не обязательно вести сквозную нумерацию листов, так как достаточно нумерации листов в каждой укомплектованной ГТД.

2.12. К каждому сформированному делу прикладывается перечень включенных в данное дело ГТД, которые расположены в порядке возрастания номеров ( приложение 1 ). В конце дела делают итоговую запись о количестве включенных в дело ГТД, которую подписывают передающая и принимающая стороны.

2.13. На обложках дел с ГТД, оформляемых в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), утвержденной приказом ГТК России от 26.02.96 N 102 (далее - Типовая инструкция), должны быть указаны следующие реквизиты: название таможенного органа, структурного подразделения, индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовок дела с указанием номеров первой и последней ГТД (например с N 0196 по N 0210), срок хранения и количество листов (при сквозной нумерации листов).

2.14. Передача дел с ГТД в архив таможенного органа проводится в соответствии с графиком приема-передачи дел отдела (таможенного поста) в архив, утвержденным руководством таможенного органа, но не чаще 1 раза в месяц.

2.15. Прием-передачу дел с ГТД в архив таможенного органа проводят ответственный инспектор и инспектор, ответственный за архив (заведующий архивом).

См приказ ГТК РФ от 2 августа 2000 г. N 662

2.16. Ответственный инспектор передает дела с ГТД в архив только по описям. Описи составляются по установленной форме ( приложение 2 ) раздельно на ГТД, оформленные в режиме экспорта, и ГТД, оформленные в других таможенных режимах.

Инспектор, ответственный за архив, проверяет наличие укомплектованных ГТД, включенных в дело, а также количество листов и наличие документов, включенных в опись к каждой ГТД.

Технологию проверки наличия документов к укомплектованной ГТД определяет начальник таможенного органа.

Описи составляются в двух экземплярах: первый экземпляр остается в архиве, второй - в отделе таможенного оформления (на таможенном посту).

2.17. По окончании приема-передачи дел с ГТД в описи делается отметка о приеме-передаче дел, включенных в нее, которую подписывает передающая и принимающая стороны.

3.1. Помещение, выделенное для архива, должно соответствовать требованиям, предъявляемым к архивохранилищам (см. соответствующие разделы Типовой инструкции).

3.2. Ответственность за сохранность дел с ГТД, переданных в архив, несет инспектор, ответственный за архив (заведующий архивом).

3.3. Выдача хранящихся в архиве дел с ГТД осуществляется только по письменному разрешению руководителя таможенного органа или лица, его замещающего, на основании заказа ( приложение 3 ), но не более, чем на 3 дня.

3.4. Учет выданных дел ведется по Книге выдачи дел из хранилища ( приложение 4 ). На место выданных документов кладут карту - заместитель ( приложение 5 ).

3.5. Копии с укомплектованных ГТД снимают согласно заявке, подписанной руководителем таможенного органа или лицом, его замещающим.

См приказ ГТК РФ от 17 октября 2002 г. N 1112

3.6. Выдача укомплектованных ГТД правоохранительным, судебным органам производится на основании постановления следователя, судебного решения в присутствии понятых и с составлением протокола выемки. Руководитель таможенного органа незамедлительно извещается о производстве выемки документов из архива.

С выдаваемых документов, как правило, должны быть сняты копии, которые подкладываются на место изымаемых.

Копия протокола выемки хранится вместе с актами о выдаче документов.

4.1. По истечении срока хранения в архиве дела с ГТД подлежат уничтожению согласно установленному порядку.

См. приказ ГТК РФ от 24 мая 2004 г. N 602

4.2. Дела с ГТД, по которым в соответствии с нормативными актами ГТК России сроки хранения истекли *(4) , включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ( приложение 6 ), который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией акт утверждается руководителем таможенного органа или лицом, его замещающим.

4.3. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с ГТД передаются на предприятия по переработке макулатуры только в измельченном бумагорезательной машиной виде или сжигаются в присутствии комиссии из представителей таможенного органа.

4.4. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке или акт комиссии о сожжении документов прикладываются к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с ГТД, не подлежащих хранению.

4.5. На основании акта о выделении к уничтожению и квитанции о приеме макулатуры предприятиями по переработке макулатуры ответственный за архив (заведующий архивом) вносит изменения в соответствующие учетные документы.

 
 
В дело включено ____________________ ГТД и комплектов документов к ним 
                (цифрами и прописью) 
 
Сдал:                                   Принял: 
Инспектор,  ответственный  за           Инспектор,  ответственный 
передачу, с указанием должности         за архив (заведующий 
                                        архивом) 
_______________________________         ___________________________ 
(Подпись) (Расшифровка подписи)         (Подпись) (Расшифровка подписи) 
 
 
Дата                                     Дата 

                                     Утверждаю 
                                     Начальник структурного подразделения 
 
                                     ____________________________________ 
                                        (Подпись (Расшифровка подписи) 
                                                      Дата 
 
Опись N______дел с ГТД 5 (или 10)-летнего срока хранения 
 
за __________199___г. 
   (месяц) 
_________________________________________ 
(наименование структурного подразделения) 
 
_________________________________________ 
(название режима, заявленного в ГТД) 

В данную опись внесено ______________________________ дел, 
                       (цифрами и прописью) 
с N __________________________по N ______________________, в том числе: 
литерные номера: 
пропущенные номера: 
 
Наименование должности           Подпись       Расшифровка подписи 
составителя 
Дата 
 
Сдал: 
Наименование должности           Подпись       Расшифровка подписи 
инспектора, ответственного 
за прием и хранение 
первых экземпляров ГТД 
Дата 
 
Принял:                          Подпись       Расшифровка подписи 
инспектор, 
ответственный за архив 
(заведующий архивом) 
Дата 

Наименование таможенного органа         Разрешаю выдачу дел 
                                       Начальник таможенного органа 
Наименование архива                    __________________________________ 
                                        (Подпись) (Расшифровка подписи) 
                                       Дата 
 
Заказ 
_____N______ 
___________________ 
(место составления) 
_________________________________________________________________________ 
            (фамилия и инициалы должностного лица-заказчика) 
 
_________________________________________________________________________ 
                             (цель изучения) 

  
 ________________________________________ 
 (Подпись должностного лица - заказчика) 
  Дата 

Форма бланка заказа приводится из Типовой инструкции

 
Итого в______________ году выдано из хранилища N ____________________дел 
                                                 (цифрами и прописью) 
 
Ответственный за архив 
(заведующий архивом)        Подпись              Расшифровка подписи 
 
 
Дата 

Форма книги выдачи дел из хранилища приводится из Типовой инструкции

Наименование таможенного органа

Наименование архива

Карта - заместитель дела

Дело ____________________________________________________________________ 
                           (номер и заголовок) 
 
Опись ___________________________________________________________________ 
                           (номер и название) 
 
Фонд ____________________________________________________________________ 
                           (номер и название) 
 
Выдано ____________  ____________________________________________________ 
       (дата выдачи) (кому выдано) 
 
во временное пользование до _____________________________________________ 
                               (дата возврата) 

Ответственный за архив

(заведующий архивом) Подпись Расшифровка подписи

Форма карты-заместителя дела производится из Типовой инструкции

                                               Утверждаю 
                                         Начальник таможенного органа 
                                         ————————————— —————————————————— 
       Акт                                 Подпись           Расшифровка 
_____ N __________                       Дата              подписи 
(дата) 
__________________ 
(место составления) 
 
О выделении к уничтожению 
документов и дел, не подлежащих 
хранению 
 
На основании ____________________________________________________отобраны 
                    (название нормативных документов) 
 
к уничтожению как не имеющие научно-исторической  ценности  и  утратившие 
практическое значение документы _________________________________________ 
                                           (название фонда) 

  
Итого ______________________       дел за ______________________годы. 
      (цифрами и прописью) 
Описи дел постоянного хранения  за  _  годы   утверждены,  а  по  личному 
составу согласованы с ЭПК _______________________________________________ 
                           (наименование архивного учреждения) 
протокол от ____N____ 
 
Наименование должности 
лица, проводившего 
экспертизу 
ценности документов                Подпись      Расшифровка подписи 
 
Дата 
 
Согласовано 
Протокол ЭК таможенного органа 
от ______ N __________________ 

——————————————————————————————

*(1) ГТД, по которым предоставлены отсрочки (рассрочки) по уплате таможенных платежей, и документы к ним, на основании которых производилось таможенное оформление товаров, и по которым таможенная стоимость товара не принята таможенным органом и таможенные платежи не внесены в бюджет в полном объеме, поступают в архив после уплаты таможенных платежей.

*(2) Опись документов к таможенным декларациям, оформленным по упрощенной форме на ввозимые (вывозимые) физическими лицами транспортные средства, не предназначенные для производственной или иной коммерческой деятельности, составляет ответственный инспектор.

*(3) Допускается формировать ГТД отдельно по каждому таможенному режиму, аннулированным ГТД и ГТД, в соответствии с которыми таможенное оформление товаров не производилось (выпуск запрещен и т.д.).

*(4) Сроки исчисляются для завершения в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации действия таможенного режима, заявленного в ГТД.